El Customer Relationship Management (CRM) es una herramienta vital para las empresas modernas que buscan mejorar su relación con los clientes y aumentar su eficiencia en ventas y marketing. A pesar de esto, con el uso cada vez más frecuente de datos de usuarios, es crucial garantizar que los mismos estén almacenados en el CRM de manera segura. Los datos de los clientes pueden incluir información confidencial como nombres, direcciones, números de tarjeta de crédito, entre otros, por lo que cualquier brecha de seguridad podría tener graves consecuencias tanto para la empresa como para los usuarios afectados. En este artículo, trataremos la importancia de la seguridad de los datos en un CRM y las mejores prácticas para garantizar que la información de los clientes esté protegida.
Tabla de Contenidos
1. El papel de los datos en las empresas
En el panorama empresarial actual, la información es el motor de los logros. Los negocios que utilizan los datos estratégicamente pueden tomar decisiones fundamentadas y asegurarse una ventaja competitiva. La gestión de las relaciones con los clientes (CRM) es un área vital en la que los datos son esenciales. Un sistema CRM almacena información sobre clientes existentes y potenciales, haciendo un seguimiento de su colaboración con la organización. Esta información se utiliza después para orientar las decisiones empresariales, desde las ofertas y los sistemas publicitarios hasta el avance de los artículos. Con la expansión de los sistemas CRM en la nube, las organizaciones pueden acceder a estos importantes datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. De todos modos, esta comodidad conlleva la necesidad de adoptar medidas sólidas de seguridad, para proteger la información de los clientes de ciberataques y otros peligros.
Con un sistema CRM seguro y versátil, las organizaciones pueden acceder a los datos de los usuarios y desglosarlos progresivamente, lo que les permite tomar decisiones más rápidas y mejor fundamentadas. Esto no sólo mejora la satisfacción del consumidor, sino que también impulsa el desarrollo de los ingresos.
Además, con el aumento de la popularidad de los softwares en la nube, es crucial que las empresas tomen medidas proactivas para garantizar la seguridad de los datos de los clientes. Una forma de hacerlo es colaborando con servicios confiables de ingeniería de seguridad y aplicando medidas sólidas de protección de la información. Al tomar estas medidas, se garantiza la salvaguarda de los datos de los clientes y se mantiene su confianza en la empresa. Y al mismo tiempo la empresa puede construir su reputación y notoriedad como una organización segura y confiable.
2. Proteger los datos de los clientes en un CRM
Para proteger los datos de tus clientes en un CRM, es importante seguir algunas prácticas de seguridad recomendadas, como:
- Utilizar contraseñas seguras: Asegúrate de utilizar contraseñas seguras y únicas para cada usuario de tu CRM. Evita compartir contraseñas y cámbialas regularmente.
- Limitar el acceso: Limita el acceso a los datos de los clientes solo a los empleados que necesitan acceder a ellos. Controla estrictamente quién puede ver, editar o borrar datos.
- Actualizar el software: Asegúrate de mantener el software de tu CRM actualizado con las últimas actualizaciones y parches de seguridad para corregir vulnerabilidades y prevenir ataques externos.
- Utilizar cifrado de datos: Utiliza cifrado para proteger la información confidencial y evitar que sea interceptada por terceros.
- Realizar copias de seguridad: Haz copias de seguridad periódicas de los datos del CRM para garantizar que se puedan restaurar en caso de una pérdida de datos.
- Utilizar herramientas de monitoreo: Utiliza herramientas de monitoreo para detectar actividades sospechosas, como accesos no autorizados o intentos de hackeo.
Al seguir estas prácticas, puedes proteger los datos de tus clientes en tu CRM y mantener su confianza en tu empresa. Además, también estarás cumpliendo con las regulaciones de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.
3. Los datos de los clientes en un CRM en la nube
La idea de almacenar datos en la nube ha siempre generado más desconfianza, debido a la falta de control directo sobre los servidores y sistemas utilizados para almacenar y procesar esa información. A diferencia de los sistemas de almacenamiento de datos locales, donde una empresa puede tener un mayor control sobre el acceso físico a sus servidores y sistemas, la infraestructura de la nube es gestionada por proveedores externos. Además, el hecho de que los datos de varias empresas puedan estar organizados en los mismos servidores en la nube también ha generado preocupaciones sobre su seguridad y privacidad.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los proveedores de CRM en la nube han implementado medidas de seguridad avanzadas y protocolos de protección de datos para garantizar que la información almacenada en la nube esté segura. Además, muchas empresas han comenzado a darse cuenta de los beneficios del cloud en términos de flexibilidad y escalabilidad, y han comenzado a adoptar soluciones de CRM en la nube con medidas de seguridad avanzadas para asegurar la protección de los datos de sus clientes. En última instancia, la elección entre un CRM en la nube o local dependerá de las necesidades y prioridades específicas de cada empresa, pero cabe destacar que ambas soluciones garantizan seguridad.
4. Proteger los datos de los clientes en un CRM en la nube
Para proteger los datos de tus clientes en un CRM en la nube, es importante seguir las siguientes prácticas de seguridad:
- Utiliza una contraseña segura: Asegúrate de que tu contraseña para acceder al CRM en la nube sea segura y única para cada usuario. Evita compartir contraseñas y cámbialas regularmente.
- Utiliza autenticación multifactor: La autenticación multifactor (MFA) es una forma de seguridad que requiere una verificación adicional además de una contraseña, como un código enviado a tu teléfono móvil, para acceder a tu cuenta. Habilitar MFA puede proporcionar una capa adicional de seguridad para proteger los datos de tus clientes.
- Utiliza cifrado de datos: Asegúrate de que tu CRM en la nube cifre los datos en tránsito y en reposo. Esto significa que los datos estarán protegidos mientras se transmiten desde tu computadora o dispositivo móvil hasta la nube y mientras se almacenan en la nube.
- Utiliza un proveedor de servicios confiable: Asegúrate de utilizar un proveedor de servicios en la nube confiable que ofrezca medidas de seguridad sólidas y se preocupe por la privacidad de tus datos. Investiga y revisa las políticas de privacidad y seguridad del proveedor antes de elegirlo.
- Realiza copias de seguridad: Asegúrate de realizar copias de seguridad periódicas de tus datos en la nube para garantizar que puedas restaurarlos en caso de una pérdida de datos.
- Controla el acceso: Limita el acceso a los datos de tus clientes solo a los empleados que necesitan acceder a ellos y controla de manera rigurosa quién puede ver, editar o borrar datos.
- Realiza actualizaciones de software: Asegúrate de que el software del CRM en la nube se actualice regularmente para corregir vulnerabilidades y prevenir ataques externos.
Siguiendo estas prácticas, puedes proteger los datos de tus clientes en un CRM en la nube y mantener su confianza en tu empresa. Además, estarás cumpliendo con las regulaciones de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE.
5. Las ventajas de una solución CRM segura y en la nube
Las empresas que deseen proteger la información de sus clientes e impulsar su proceso de ventas, pueden obtener numerosas ventajas de una solución CRM segura y en la nube. Esto permite a los equipos colaborar de forma más eficiente y acceder a los perfiles de los usuarios desde cualquier dispositivo y en cualquier momento, al tiempo que agiliza los flujos de trabajo y automatiza las tareas tediosas. Al proporcionar una mayor flexibilidad y conocimiento del comportamiento de los clientes, el equipo de ventas puede centrarse en crear relaciones y cerrar tratos, lo que se traduce en un aumento de la productividad y los ingresos.
Las ventajas de una solución CRM móvil y segura son numerosas, y ofrecen a las empresas una serie de oportunidades para optimizar su rendimiento de ventas. Automatizar las tareas rutinarias permite al equipo dedicar más tiempo a la interacción con el cliente, mientras que las decisiones basadas en datos pueden ayudar a perfeccionar su estrategia de marketing. Como resultado, las empresas pueden ir un paso por delante de la competencia y ofrecer una mejor experiencia al cliente, lo que en última instancia se traduce en una mejora de las cifras de ventas.
6. Primer paso para la seguridad de los datos en un CRM
Establecer una hoja de ruta es el punto de partida para cualquier empresa que desee garantizar la protección de su software CRM. Esto implica definir directrices, sistemas y controles esenciales para gestionar la privacidad y la gobernanza. La hoja de ruta debe implicar pasos para reconocer los activos, clasificarlos según su sensibilidad e idear normas de acceso. También es importante formular un plan de gestión de riesgos que describa cómo reducir o responder a los peligros potenciales para la seguridad de toda la información. Creando una hoja de ruta para el gobierno de la privacidad y los datos, las organizaciones pueden asegurarse de que su software CRM es seguro, y está de acuerdo con sus objetivos generales de gestión de riesgos y gobierno de TI.
Otro elemento clave de una hoja de ruta para el gobierno de la privacidad y los datos, es garantizar la formación continua de los empleados. Esta formación debe incluir prácticas óptimas de privacidad y seguridad, así como información sobre cómo gestionar las violaciones de datos y otros incidentes de seguridad. Las empresas también deben realizar revisiones periódicas para confirmar que se están siguiendo sus procedimientos y que no hay puntos débiles en la seguridad. Tomando estas medidas, las compañías pueden salvaguardar la información de sus clientes y asegurarse de que su software CRM sea una herramienta fiable y segura para impulsar el negocio.
7. Los CRM más populares y su nivel de seguridad
| CRM | En la nube | Sistema de seguridad y protección de datos | Nivel de seguridad |
|---|---|---|---|
| Salesforce | Sí | Utiliza medidas de seguridad como el cifrado de datos, autenticación multifactor y controles de acceso | Muy elevado |
| HubSpot | Sí | Utiliza cifrado de datos y autenticación multifactor | Elevado |
| Zoho CRM | Sí | Utiliza cifrado de datos y controles de acceso | Elevado |
| Microsoft CRM | Sí | Utiliza cifrado de datos, autenticación multifactor y controles de acceso | Muy elevado |
| SAP | Sí | Utiliza cifrado de datos y controles de acceso | Elevado |
| SugarCRM | Sí | Utiliza cifrado de datos y controles de acceso | Elevado |
| Pipedrive | Sí | Utiliza cifrado de datos y autenticación multifactor | Elevado |
| Insightly | Sí | Utiliza cifrado de datos y autenticación multifactor | Elevado |
| Base CRM | Sí | Utiliza cifrado de datos y controles de acceso | Elevado |
| Copper | Sí | Utiliza cifrado de datos y autenticación multifactor | Elevado |
| Agile CRM | Sí | Utiliza cifrado de datos y controles de acceso | Elevado |
| Capsule CRM | Sí | Utiliza cifrado de datos y controles de acceso | Elevado |
| Infusionsoft | Sí | Utiliza cifrado de datos y controles de acceso | Elevado |
| Nimble | Sí | Utiliza cifrado de datos y controles de acceso | Elevado |
Es importante tener en cuenta que el nivel de seguridad puede variar en función de la configuración y uso que se haga de las medidas de seguridad disponibles. En general, todos los CRM en la nube listados tienen un nivel de seguridad elevado, pero algunos, como Salesforce y Microsoft CRM, son especialmente conocidos por su alta seguridad. Para maximizar el nivel de seguridad, en todo caso se recomienda seguir buenas prácticas de seguridad y configurar correctamente las opciones de protección del CRM.
8. Conclusión
En conclusión, la seguridad de los datos en un CRM es crucial para cualquier empresa que quiera proteger la información de sus clientes y mantener la confianza. A medida que la tecnología sigue avanzando, también lo hacen los riesgos de ciberataques y violaciones de datos. Es imperativo que las corporaciones tomen medidas proactivas para asegurar su infraestructura, implanten soluciones CRM fiables y realicen copias de seguridad periódicas de sus datos. Desarrollando una hoja de ruta para el gobierno de la privacidad y los datos y utilizando servicios de ingeniería de seguridad, las empresas pueden garantizar que su información está protegida y sus operaciones se desarrollan sin problemas. Con una solución CRM móvil y segura, las empresas pueden impulsar su negocio con confianza, manteniendo a salvo los datos de sus clientes.
FAQs sobre la seguridad de los datos en un CRM
Al elegir un CRM, debes considerar medidas de seguridad como autenticación de usuario, encriptación de datos, gestión de accesos y monitorización de actividad. También es importante que el proveedor tenga políticas claras de seguridad de la información y realice pruebas de seguridad regularmente.
Los CRM deben tener políticas claras de seguridad de la información y cumplir con normas y regulaciones de privacidad relevantes. Algunos proveedores pueden proporcionar características adicionales, como integraciones de seguridad de terceros y capacitación de seguridad para empleados, para mejorar aún más la protección de tus datos.
Para asegurarte de que tus datos estén protegidos en un CRM basado en la nube, debes elegir un proveedor de software confiable que tenga medidas de seguridad sólidas, como encriptación de datos, autenticación de usuario y gestión de accesos. Además, asegúrate de utilizar contraseñas seguras y cambiarlas regularmente. También es importante evitar acceder a tu CRM desde dispositivos no seguros y mantener actualizados los sistemas operativos y software de seguridad de tus dispositivos.
