En la actualidad, los datos son esenciales para las empresas y el sistema CRM es la solución más utilizada para gestionar toda la información de los clientes. A veces, incorporar estos datos en un Customer Relationship Management puede resultar difícil, por esta razón hemos elaborado una lista de las 10 mejores prácticas para integrar datos en el CRM. En el siguiente artículo encontrarás todo lo necesario para garantizar precisión y seguridad en la información de tu Software, lo que puede ayudar a mejorar tu negocio y llevarlo al siguiente nivel.
Veamos más detalladamente los 10 puntos esenciales:
Tabla de Contenidos
1. Analiza tus datos actuales
Examinar la información actual es el punto de partida para elegir un CRM que se adapte a tus necesidades, e integrar con éxito los datos en el mismo. Esto implica inspeccionar tus informes actuales para comprobar su calidad, integridad y exactitud. Asimismo podrás detectar duplicados, discrepancias y cualquier dato ausente que pueda impedir la integración precisa de la información en tu sistema CRM. Es esencial reconocer el tipo de datos que posees y las fuentes de las que proceden, para determinar cuáles son pertinentes y cuáles no. Puedes utilizar herramientas de perfilado para encontrar eventuales errores, corregirlos antes de unificar la información en tu Customer Relationship Management y consecuentemente tomar decisiones más eficientes.
Evaluar tus datos actuales puede ayudarte a comprender tu base de clientes y sus inclinaciones. Esto puede utilizarse para crear campañas de marketing a medida y personalizar la comunicación con tu público objetivo. Analizando la información actual, también puedes detectar tendencias y patrones que te ayuden a tomar decisiones fundamentadas sobre cómo aumentar tus procedimientos empresariales. Esta evaluación puede ser útil para optimizar tu integración de datos, asegurándote de que dispongas de los más adecuados, en el momento adecuado y en el lugar correcto. En general, el análisis de la información existente es un paso fundamental para una integración eficaz, que pueda ayudarte a perfeccionar tus procedimientos empresariales y a mejorar la experiencia del cliente.
2. Determina los datos que necesites integrar
Cuando se trata de integrar datos en tu CRM, reconocer los detalles que deben incluirse directamente es un paso importante. Para ello es necesario distinguir los distintos fragmentos de datos que son relevantes para tu negocio y tus operaciones de ventas. Es esencial contemplar el tipo de información que será más beneficiosa para tu personal, como la información de contacto, el historial de compras y la fuente de clientes potenciales. Una vez que hayas identificado los datos necesarios, puedes iniciar a introducirlos en tu sistema CRM. Por ejemplo, si diriges una empresa de comercio electrónico, puede que tengas que introducir en tu CRM los datos de envío y pago de los clientes, los registros de pedidos y las preferencias de artículos. Si eres una organización B2B, puede que necesites introducir el tamaño de la empresa, el sector y los responsables de la toma de decisiones dentro de la organización.
Una vez que tengas una comprensión inequívoca de los datos que necesitas introducir, puedes asegurarte de que se recopilen de forma precisa y productiva. Para ello puede ser necesario implementar formularios o encuestas para recoger informaciones directamente de los clientes o importarlas de otras fuentes. Si dedicas tiempo a determinar la documentación que hay que incluir directamente, te asegurarás de que tu sistema CRM se adapte a las necesidades de tu empresa y proporcione el máximo valor a tus empleados.
3. Establece extracciones de datos automatizadas
Hay tareas de integración de datos que llevan mucho tiempo y pueden ser eliminadas, gracias a la implementación de extracciones de datos automatizadas. Este método permite programar transferencias regulares de datos desde diversas fuentes, garantizando la actualización constante de tu CRM. Las extracciones de datos automatizadas son especialmente útiles para las empresas que generan grandes volúmenes de datos o requieren actualizaciones frecuentes del Customer Relationship Management. Al agilizar el proceso de transferencia de datos, se reduce el riesgo de errores y aumenta la precisión de la información contenida en tu CRM. Para configurar las extracciones de datos automatizadas, primero debes decidir qué fuentes de datos conectar a tu Software. Esto puede incluir tu sitio web, plataformas de redes sociales u otras aplicaciones externas. Existen varias herramientas y servicios para automatizar el proceso, como Zapier, IFTTT y Microsoft Flow, que permiten la transferencia de información entre distintas aplicaciones.
Una de las principales ventajas de utilizar la extracción automatizada de datos es que puede ahorrar tiempo y recursos a tu empresa, ya que tu equipo podrá centrar sus esfuerzos en otras tareas, como analizar y optimizar la información del CRM. Además, este innovativo proceso garantiza que tus datos sean siempre precisos y estén constantemente actualizados. En definitiva, configurar las extracciones automáticas de datos es una forma sencilla pero eficaz de optimizar la precisión de tu proceso de integración de datos CRM.
4. Importa contactos manualmente
La introducción de datos de clientes en un CRM suele hacerse mediante la importación manual de contactos. Esto implica introducir en el sistema información como nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Para evitar errores y duplicados, es esencial garantizar que toda la información se introduzca con precisión. Este proceso puede ser largo, pero asegura que todos los datos de los clientes se almacenen con precisión en el CRM. Para obtener resultados optimizados, es importante que tu equipo esté adecuadamente formado, y sepa importar los datos manualmente de la forma más eficiente.
Otra ventaja de la importación manual de contactos es que permite obtener información que no puede obtenerse mediante extracciones de datos automatizadas. Esto incluye preferencias de clientes o notas sobre interacciones con los mismos. Asimismo, se puede crear un perfil más completo de cada usuario. Esto puede utilizarse para adaptar tus estrategias de ventas y marketing a las necesidades del cliente. No obstante, es imprescindible asegurarse de que los datos sean precisos y estén actualizados para evitar confusiones o errores. En definitiva, la importación manual de contactos es una parte integral de la Integración de datos, y debe hacerse con cuidado y coherencia para maximizar la eficacia.
5. Garantiza la precisión de los datos
La precisión de los datos es una parte fundamental de la integración de datos en tu CRM. La información imprecisa puede conducir a decisiones erróneas, oportunidades perdidas y relaciones rotas con los clientes. Para garantizar que tus datos sean precisos, es esencial disponer de un sistema para autenticar y validar los hechos que recopilas. Este sistema debe incluir utilidades para la limpieza de datos, su cotejo y su mejora, así como procesos para supervisar y actualizar los mismos con frecuencia. Siguiendo estos pasos, puedes asegurarte de que tu CRM te proporcione la información más exacta y beneficiosa posible. Para garantizar la exactitud de estos datos, establece normas y principios definidos a la hora de introducirlos. Esto implica dictar el formato de los campos de información, como números de teléfono, direcciones y correos electrónicos, así como establecer reglas para la validación y verificación de datos, con el objetivo de reducir la posibilidad de errores e incoherencias en tu database. Además, revisando y modificando periódicamente tus normas de introducción de datos, puedes asegurarte de que tu CRM esté al día de las últimas prácticas y tendencias del sector.
Otro factor esencial de la precisión de los datos es asegurarte de que tu Customer Relationship Management sea capaz de gestionar distinto tipo de información sin problemas. Por ejemplo, tu CRM debe ser capaz de manejar diversos formatos de datos, como texto, imágenes y vídeo, así como diferentes estructuras de datos, como tablas, listas y gráficos. Si te aseguras de que tu Software sea ajustable y adaptable a distintos tipos de datos, podrás registrar y analizar toda la información que necesites para gestionar eficazmente tus relaciones con los clientes. Por último, es necesario supervisar y actualizar continuamente tus datos para garantizar su precisión. Esto incluye revisarlos y ordenarlos regularmente, así como estar atento a los cambios en la información de tus clientes. Adoptando un enfoque proactivo de la gestión de información, puedes garantizar que tu CRM te proporcione esta última de la manera más precisa y útil posible, ayudándote a tomar decisiones con conocimiento de causa y a gestionar eficazmente tus relaciones con los clientes.
6. Establece un programa de gobierno de datos
Implantar un programa de gobierno de datos es esencial para integrar con éxito la información en tu CRM. Este programa garantiza una gestión competente de todos tus datos, y que todas las partes sean conscientes de sus obligaciones para mantener la calidad de la información. Este programa perfila las normas, políticas y procedimientos para gestionar los datos, incluyendo cómo se recopilan, almacenan y emplean. También decide las responsabilidades de cada miembro del equipo en la administración de los mismos. Al instituir un programa de gobernanza de datos, puedes asegurarte de que toda la información sea exacta, exhaustiva y actual, lo que puede ayudarte a tomar mejores decisiones empresariales y a fortalecer tus relaciones con los clientes.
Un elemento crucial de este tipo de programa es el establecimiento de criterios de calidad de los datos, que determinan las normas de corrección, integridad y uniformidad de la información, y dan instrucciones para su introducción y mantenimiento. Al instituir normas de calidad, puedes asegurarte de que tus datos sean fiables y uniformes en todos los sistemas y plataformas. Además, un programa de gobierno de datos puede ayudarte a localizar posibles inconvenientes de calidad y a tomar medidas para resolverlos antes de que se conviertan en un problema, reduciendo el peligro de errores y garantizando la fiabilidad de toda la información. En conclusión, implantar un programa de gobierno de datos es un paso crucial en la integración de datos en tu CRM, y puede ayudarte a perfeccionar tus procesos empresariales y a prestar un mejor servicio a tus clientes.
7. Vigila tus procesos de transferencia de datos
El seguimiento de tus actividades de transferencia de datos es una parte esencial de la integración de información a tu CRM. Si te mantienes alerta, puedes asegurarte de que todo funciona correctamente y de que cualquier problema que surja se resuelva con rapidez. Además, supervisar tus procesos de transferencia de datos puede ayudarte a identificar cualquier riesgo potencial para la seguridad, salvaguardando la información confidencial de tus clientes. Las herramientas de visualización de datos son la forma más eficiente de supervisar tus actividades de transferencia de datos. Te permiten ver cómo se mueve tu información y detectar rápidamente cualquier discrepancia. Estas herramientas también pueden utilizarse para identificar patrones y tendencias en tus datos, lo que te permite tomar decisiones más informadas sobre la optimización de tus procesos.
Dedicar tiempo a comprobar tus transferencias de datos garantizará que tu información sea precisa, segura y que esté actualizada, lo que te ayudará a tomar mejores decisiones sobre las iniciativas de ventas y marketing y, en última instancia, a promover el crecimiento de tu negocio. Mantener controlados tus procesos de transferencia de datos es una parte importante de la integración de CRM. Controlando y visualizando tu información, puedes evitar errores, proteger los datos de tus clientes y tomar decisiones más informadas sobre tu negocio. Invertir tiempo en controlar las transferencias de datos te compensará a largo plazo.
8. Programa actualizaciones de datos
Mantener la precisión de tu CRM es esencial para el éxito de tu negocio. Para asegurarte de que tus registros están al día, debes programar actualizaciones periódicas de los datos, evitando la información incorrecta u obsoleta, que puede dar lugar a malas decisiones, baja productividad y pérdida de ventas. Además, las actualizaciones periódicas pueden mantenerte informado de las necesidades y comportamientos de los clientes, mejorando su experiencia general. La frecuencia de las actualizaciones debe determinarse en función del tamaño y la complejidad de tu empresa. Puede ser necesario actualizar los datos de forma diaria, semanal o mensual; mientras que algunos pueden necesitar actualizarse en tiempo real, otros pueden requerir sólo actualizaciones periódicas. Es importante implementar un calendario, para que todo el mundo esté preparado y que tu CRM sea fiable.
El proceso de actualización de datos varía en función del tipo de información. Las actualizaciones manuales pueden implicar introducir o modificar datos a mano, mientras que las actualizaciones automáticas pueden requerir la sincronización desde otras fuentes o el empleo de API para importarlos desde múltiples sistemas. Familiarizarte con los distintos métodos de actualización de datos y sus necesidades individuales te ayudará a elaborar un calendario que funcione para tu empresa.
9. Prioriza la seguridad y el cumplimiento de la normativa
La seguridad de los datos y el cumplimiento son esenciales para cualquier entidad que integre datos a su CRM. Para defenderse de accesos no autorizados, robos o pérdidas, deben implantarse medidas de protección como cortafuegos, encriptación y controles de acceso. Además, las organizaciones deben colaborar con especialistas legales y normativos para garantizar el cumplimiento de las normativas y leyes pertinentes, realizar auditorías y evaluaciones periódicas, que proporcionen seguridad. Esto incluye examinar los datos y los sistemas utilizados para almacenarlos y procesarlos, con el fin de descubrir posibles vulnerabilidades y puntos débiles. Además, es clave disponer de un plan de recuperación de desastres para hacer copias de seguridad de los datos y restaurarlos en caso de infracción o pérdida.
Para priorizar aún más la seguridad y el cumplimiento, los empleados deben recibir formación sobre las mejores prácticas para la protección y el cumplimiento de los datos. La transparencia en las prácticas de tratamiento de datos también es imprescindible, ya que las empresas deben ser abiertas sobre la información que recopilan, cómo se utiliza y con quién se comparte. Además, los clientes deben tener la opción de excluirse voluntariamente de la recopilación de datos, o de solicitar que se borren. Al dar prioridad a la seguridad y el cumplimiento, las empresas pueden generar confianza en sus clientes y garantizar la longevidad de su sistema CRM.
10. Utiliza herramientas de visualización de datos
Estas herramientas son cruciales para las organizaciones que deseen dar sentido a la información de sus clientes, ya que pueden ayudar a identificar patrones, tendencias y correlaciones entre distintos conjuntos de datos. Asimismo puedes obtener poderosas perspectivas para dar forma a tus decisiones empresariales. Algunos de los equipos de visualización de datos más populares son Tableau, Power BI y QlikView, herramientas con las que podrás crear imágenes cautivadoras, fáciles de entender e interpretar. Tanto si intentas reconocer patrones de clientes como realizar un seguimiento de las métricas de ventas, las herramientas de visualización de datos pueden simplificarlo.
Aprovechar las herramientas de visualización de datos te permitirá comunicar tus hallazgos de forma eficaz a los demás. Podrás generar visualizaciones persuasivas, que te ayuden a contar una historia sobre la información que posees, y para que lo demás comprendan esta información y tomen decisiones con conocimiento de causa. Además, las herramientas de visualización de datos pueden ayudarte a detectar las áreas que necesitan mejoras en cuanto a la calidad de los datos. Visualizando tus datos, puedes detectar rápidamente errores e incoherencias que podrían estar afectando a tu negocio. En conclusión, la visualización de datos es una herramienta necesaria para las empresas que aspiran a seguir siendo competitivas en el actual mundo impulsado por los datos.
FAQs sobre integración de datos
Es recomendable contar con al menos un experto en CRM o un desarrollador con conocimientos en integración de datos para asegurarse de que todo se haga correctamente.
Monitorea de manera constante el proceso de integración de datos para asegurarte de que todo se esté haciendo correctamente, identifica posibles errores y corrígelos de manera oportuna para evitar problemas mayores
Realiza análisis de los datos integrados para identificar patrones y tendencias de comportamiento de tus clientes y prospectos, lo cual te permitirá tomar decisiones más informadas y efectivas.
